必要な情報は簡潔に！

ビジネスメールの構成を確認しよう！

まず、ビジネスメールを送るのに必要な情報は、次の通りです。

• 送信先・送信者のメールアドレス
• 件名
• 本文

 

また、以下に注意しましょう。

 

①送信先・送信者のメールアドレスは正確に

相手先の正確なメールアドレス、自分の仕事用のメールアドレスを準備します。当たり前のようですが、間違えてしまうと送受信のトラブルの元となりますので、注意しましょう。

 

②件名は分かりやすく

件名は、本文の要件をシンプルにわかりやすくまとめます。

受信者からは初めに目にするところですので、できるだけ短くまとめ、かつ文頭に一番重要な情報を持ってくるとよいでしょう。ビジネスでは、たくさんのメールを受信していますので、メールに目を止めてもらうために、また後から検索したときに見つけやすいようなワードや内容とすることが重要です。

 

本文の基本的な書き方は？

次に、本文の基本的な構成をおさえましょう。

本文は、「相手の名前」「あいさつ」「用件」「締めのあいさつ」「署名」の順で構成されます。

一つずつ整理していきましょう。

 

①相手の名前は正確に

名刺や相手のホームページをチェックして、「相手先の会社名」「部署」「役職」「苗字」を整理しましょう。間違えてしまうと、相手に失礼になりますので正確な情報を入力します。

部署名が長い場合や役職が複数ある場合などは、重要な部分や一番高い役職のみ入力するとよいでしょう。役職が分からない場合は省略、先方の名前が分からない場合は、「ご担当者」などとするとよいでしょう。

入力する順番にも注意して書きます。会話の時は「苗字＋役職」で呼びますが、メールの初めに名前を書く場合は「役職＋苗字」の順番で書くのが一般的。また、苗字の後には必ず敬称をつけます。迷ったときには、「様」をつけるのがおすすめです。

 

②あいさつは基本をおさえる

メール本文の始まりには、電話応対のときと同様、あいさつと自分の名前を名乗ります。定型文を紹介しますので、参考にしてみてください。

 

 

上級者の場合、さらに季語をつける方もいらっしゃいます。

 

③用件は見やすく！

一番相手に伝えたい部分ですので、読み手に分かりやすく、簡潔にまとめることを意識して書いていきます。

まずは、何について「連絡」、「相談」あるいは「問い合わせ」しているのかを書きます。

すぐに書き出せない場合は、伝えたいことについて５W１Hを意識してまとめます。

そして、いくつか項目に分かれるのであれば、箇条書きにしたり、内容を整理して番号をふったりすると読みやすくなります。

また、その件について相手にどうしてほしいかと依頼内容もつけ加えましょう。例えば、「確認してほしい」「対応してほしい」「サンプルを送ってほしい」などです。

 

④最後はあいさつで気持ちよく締めくくる

「今後ともよろしくお願いいたします。」や「ご連絡をお待ちしております。」などといった言葉、もしくは相手を気遣う言葉などを付け加えてまとめます。

伝えたいことは要件ではあるのですが、読み手が気持ちよく読み終えるような文章を付け加えて終えるのが理想的です。この部分が雑になってしまうと、マイナスの印象を与えることもあるので、最後まで丁寧に伝えましょう。

 

⑤署名を入れる

初めのあいさつの部分で名前を名乗っていますが、もう一度自分の名前を名乗ります。この部分では情報を多めに入れます。

会社名、部署名、名前、連絡先（メールアドレス、電話番号、住所など）、会社のホームページアドレスなどを入力しておくと、しっかりした誠実な印象を与えます。

毎回入力していては時間もかかるため、どこででも使えるものを作っておき、自動で署名として入力されるようにしておくと便利です。

 

TO、CC、BCCを使い分けよう

送信先のアドレスの入力の仕方には、「TO」、「CC」、「BCC」の３種類があり、それぞれ意味が異なります。なんとなく、全てTOで送っているという方もいるかもしれませんが、場合によっては相手が混乱してしまう場合もありますので、基本ルールをおさえましょう。

 

①TO

メインで要件を伝えたい人のメールアドレスを入力しましょう。返答を求める場合、TOの欄に反応してほしい人を入力するとよいでしょう。

 

②CC

相手先の上司や自分の上司など、状況を把握しておいてほしい人のメールアドレスを入力します。あくまでも情報共有という意味でお送りするので、TOのように返答は求めていません。このように、相手に求める度合いもTOとCCから読み取ることができます。また、共有している先がメール送信先全ての方に開示されるのも特徴です。

 

③BCC

 

CCと同様に共有の意味も含みますが、他のメール送信先にはメールアドレスが非表示となります。そのため、一斉配信メールでは、プライバシーの観点から、同じメールを受け取った人にメールアドレスが開示されないようにするために使われることもあります。

 

ファイルの添付方法について

すでに取引がある場合、書類をメールに添付して送ることもあるかと思います。まずは、添付するファイルの名前をチェックしましょう。件名や本文の内容と一致するか、分かりやすいファイル名になっているかみてみましょう。メール内容とファイル名が一致しない場合、後で見返したときに分かりにくくなる場合がありますので、注意します。

また、ファイルの種類もチェックします。先方で開くことのできるファイル形式であるか確認しておきます。一般的にはPDFやワード、jpgなどであれば問題ないことが多いです。

 

添付書類は開きやすいか

ファイルが１つである場合は、そのまま添付します。送り先でファイルに変更が不要の場合、もしくは変更してほしくない場合はPDFに変換し添付すると安心です。

また、ファイルが複数ある場合は、zipファイルに一つにまとめてから添付すると、相手先の負担を軽減することができます。

 

添付書類のデータが重い場合

一般的に、添付書類の適切なデータ容量は、２MB程度までと言われています。データが重い場合は、大容量ファイル転送サービスを使って、送ることをお勧めします。

また、会社によって書類の送り方の指定がある場合もありますので、注意しましょう。

 

重要なのは、送信前のチェック！

メールを一通り書き終わると、すぐに送りたくなる方も多いと思いますが、急いでいても一度読み直すことが重要です。

特に急いでいるときほど、誤字脱字が増えますので、必ずチェックするようにしましょう。

また、チェックする際には、相手の名前に間違いがないかどうか、読みやすいかどうか、送り先があっているかどうか、添付書類は正しいかなども確認しましょう。

 

まとめ

ビジネスメールでは、正確であること、分かりやすい文章であることがとても大切です。

顔が見えないからこそ、丁寧な文章を書き、誤解のない表現となっていないかどうか確認が必要です。相手と気持ちよくビジネスをしていくために、相手が理解しやすく、読みやすい文章となっているか、思いやりの心も大切となります。

また、ビジネスメールは、文章の構成やルールはある程度決まっています。基本のマナーを学んでおくことで、メールを書くときに悩む時間を削減でき、業務効率化にもつながります。

この機会に、ビジネスメールの基本をしっかり学んでみてはいかがでしょうか。

 

 

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